Como evitar riesgos de una sesión Postmortem

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Es relativamente nuevo, culturalmente hablando en las empresas, dedicar un tiempo en pensar qué pudo ir mejor y aprender la lección para futuras ocasiones. Aunque parece ideal, esta práctica tiene sus riesgos y no siempre es beneficiosa. En este post te explico por qué.

Postmortem: se llama sesión Postmortem a una reunión que se celebra después de que un proyecto, evento o situación importante haya terminado. Su propósito principal es mirar hacia atrás y aprender de la experiencia.

Este tipo de sesiones Postmortem se puede hacer en equipo, aunque pueden ser de mayor utilidad cuando se realizan en las ocasiones en las que han colaborado varios equipos o departamentos. Esto es debido a que normalmente si el propio equipo ya tiene la costumbre de realizar sus Retrospectivas – sesiones de reflexión recurrentes. En ellas, puede que hayan salido temas a tratar durante el proceso que se hayan ido solventando de forma más ágil.

Durante mi experiencia como Coach en colaboraciones entre equipos, he detectado que hay ocasiones en las que un Postmortem llama más la atención, e incluso se solicitan de manera urgente. Acostumbra a suceder cuando ha habido problemas, no para felicitarse de todo lo que se ha hecho bien y se podría repetir. Este es el primer riesgo de estas sesiones, el querer aprovecharlas para ver sólo lo negativo si no se saben facilitar bien, pero existen más riesgos.

Riesgos típicos en un Postmortem

• Búsqueda de culpabilidades. Si dejamos que directa o indirectamente la gente se sienta culpable, el ambiente se volverá tóxico y las personas se pondrán a la defensiva. En un futuro, evitarán volver a una sesión similar, incluso podrían ocultar problemas importantes para no ser responsabilizados. PARA MINIMIZAR ESTE RIESGO: procura que no se señale al responsable, sino la situación.
• Falta de confianza y transparencia. Si no estamos en un espacio de seguridad psicológica suficiente para que las personas compartan sus experiencias, sus contribuciones serán superficiales e incompletas. PARA MINIMIZAR ESTE RIESGO: procura realizar antes y durante la colaboración, sesiones para romper el hielo o teambuildings para que las personas ganen confianza entre ellas.
• Ausencia de acciones concretas. Algo que me he encontrado haciendo estas sesiones son frases como «Bueno, es que esta colaboración ha sido algo puntual, esta acción no tiene sentido«. Y eso es cierto…pero no del todo. Pensamos que una solución va a ser válida solamente para las mismas personas en la misma situación, pero no nos damos cuenta de que podría servir en otras colaboraciones diferentes. PARA MINIMIZAR ESTE RIESGO: No entres al detalle de las ideas, generaliza las acciones para que puedan ser útiles en otras situaciones con otras personas.
• Sesión de Postmortem muy larga o con muchos asistentes. Acostumbra a pasar que hay sesiones que nadie se quiere perder. No siempre con la intención de participar para buscar acciones. Desgraciadamente hay personas que sólo quieren ir para que sus quejas sean escuchadas. Además, puede pasar que muchos de los asistentes tengan quejas muy similares. PARA MINIMIZAR ESTE RIESGO: procura pedir una lista previa de temas positivos y no tan positivos para detectar posibles temas más comunes. Pide a alguien que te ayude a recopilar estos temas. La sesión debería realizarse sólo con un número de personas aconsejable según el tiempo que queráis dedicarle. Así todos podrán participar.

Otros riesgos no tan típicos

• Falta de contexto. Me ha sucedido que a veces hay personas que vienen al Postmortem las cuales no tienen una visión completa de todo lo ocurrido. En estos casos son personas que han vivido un problema y no han entendido o no han preguntado más allá de su causa, pero tienen la necesidad de hacerlo más visible de lo que ha sido. PARA MINIMIZAR ESTE RIESGO: al inicio de la sesión realiza un barrido del proyecto, evento o situación. Poned en contexto sobre posibles problemas burocráticos, legales, políticos… Aquellos tipos de problemas que hay que luchar en otra liga de responsabilidades y que poco podemos hacer. Esto hará que todos estemos en la misma página y calmará algunos ánimos.
• Ignorar las emociones. Si un proyecto o evento no ha salido bien, suele estar cargado de emociones negativas. Frustración, estrés, desilusión… Si durante la sesión de Postmortem nos centramos sólo en los hechos y no en las emociones vividas, se pierde una parte del aprendizaje. PARA MINIMIZAR ESTE RIESGO: Antes de la sesión, recuerda a los asistentes la mejor forma para dar un feedback. Puedes usar este post para recordar cómo darlo y lo importante que es tener en cuenta la emoción durante su redacción.

Cuando hacer un Postmortem con éxito

No siempre después de un proyecto, evento o situación especial es necesario realizar un Postmortem . A veces pueden parecer demasiado frecuentes y perder su carisma. Mi recomendación es realizarlo cuando hay colaboraciones externas al equipo, ya que como he comentado anteriormente, dentro del equipo se pueden ir comentando los temas a mejorar durante las propias Retrospectivas. De esta forma se buscan acciones, se llevan a la práctica y se evitan nuevos problemas de forma más ágil.

Depende de la cultura de la empresa en la que estés, va a ser más complicado realizar con éxito estas sesiones de Postmortem. Sobre todo cuando:

• el ambiente es individualista o las personas no están acostumbradas a sesiones conjuntas.
• si no se conocen o ni siquiera se ha hecho por que las partes colaboradoras se conocieran.
• si se considera que sólo los responsables son merecedores de estas sesiones y no se tiene en cuenta la opinion de las personas que tienen a cargo.
• si no saben auto organizarse para no asistir todos si son muchas personas.
• si el/la facilitador/a no es alguien al margen del tema de la sesión.

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Espero que te haya sido muy útil. Incluso te puedes animar a dejar tu comentario para añadir más riesgos u otras formas de mitigarlos 🙂