La pausa que mejora al equipo

Me gustaría plantearte esta idea, que desde mi punto de vista es muy potente para reflexionar: distinguir entre la mejora continua del día a día (el pequeño ajuste constante) y la mejora continua a alto nivel (el revisar cómo trabajamos a vista de pájaro). Además os explico una manera en la que podréis practicarlo.

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Dos niveles de mejora continua: lo que hacemos vs. cómo trabajamos

Cuando hablamos de mejora continua, solemos pensar en esos pequeños ajustes que hacemos casi sin darnos cuenta: afinar una tarea, simplificar un paso, probar una herramienta nueva, corregir algo que no salió bien. Esa es la mejora continua del día a día —la que ocurre sobre la marcha, dentro del flujo de trabajo, y que mantiene el motor en marcha. Para ello podemos reservar un espacio de tiempo regularmente, quizá cada quince días o una vez al mes, o bien ir parando y resolviendo cada pequeña inquietud que aparezca en un miembro del equipo.

Pero hay otra mejora continua, menos frecuente y más incómoda: la que implica parar y mirar el motor desde fuera. No se trata de optimizar una tarea concreta, sino de preguntarnos si la forma en la que trabajamos sigue siendo la mejor.

Este segundo nivel de mejora continua requiere algo que cuesta: detenerse cuando todo parece funcionar. Porque “funcionar” no siempre significa “estar bien”. A veces el equipo va tirando, pero con inercias, con métodos heredados, con hábitos que nadie ha vuelto a cuestionar. Por eso quiero contarte como puedes hacerlo de forma práctica y rápida.

Esta es la actividad que os hará crecer

Podéis plantearos realizarla cada 6 meses, por ejemplo. Una vez preparada para la primera vez, ya no tendrás que volver a empezar desde cero, sino seguir con el estado de la anterior.

1. Crea una lista con todas las reuniones o eventos que uséis, cada una de las partes del proceso con el que trabajéis, habilidades de equipo, acuerdos que tengáis, valores que sigáis…por ejemplo:
   • Incremento de valor
   • División de tareas
   • Backlog de tareas
   • Objetivos a corto plazo
   • Definición de responsabilidades
   • Gestión del tiempo, el alcance y el presupuesto del producto
   • Comunicación interna o externa
   • Compromiso
   • Reunión x, y, z…
   • Velocidad de entrega
   • Feedback entre miembros del equipo
   • Adaptación al cambio
   • Visibilidad del roadmap
   • Objetivo del producto
   • Teambuildings
   • …
2. Para cada tema de la lista puedes crear una tarjeta física o virtual (con la ayuda de pizarras virtuales como MIRO o MURAL) y añadir una pequeña descripción de lo que se entiende como tal para que los participantes entiendan todos lo mismo.
3. Reserva un espacio de dos horas en vuestro calendario.
   • 30 min para explicar todas las tarjetas y solventar dudas
   • 10 min para que voten individualmente qué color le pondrían a cada una (rojo si tienen claro hay que hacer algo para mejorar, amarillo si no está muy claro, y verde si la persona tiene clarísimo que no cambiaría nada porque se está llevando a cabo de la mejor forma posible)
   • 30 minutos para discutir en qué color el equipo dejaría cada tarjeta. Podéis discutir únicamente las que veáis que generan más disconformidad, eso os hará ahorrar tiempo.
   • 15 minutos en grupos para buscar acciones sobre las 3 que más rojos hayan tenido.
   • 30 minutos para compartir posibles acciones y planificar como se llevarán a cabo.
4. Para las acciones no se queden en el olvido, asegúrate de que los responsables de que cada acción ocurra se vayan reuniendo 10 minutos a la semana y actualicen los estados.

Cuando volváis a realizar la actividad:

• El repaso de significado de cada tarjeta va a ser menos dedicado a cada sesión que realicéis.
• Partid de cada color, y en los 10 minutos de votos de color, haz que los participantes voten sólo aquellas tarjetas que desearían cambiar de color, no todas.

Al final, con el hábito de realizarlas, podréis hacer sesiones más cortas y con mucho más foco.

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Pararse a pensar así no es perder tiempo: es una inversión en claridad y evolución. Es el momento en que el equipo sube de nivel, porque deja de reparar piezas y empieza a rediseñar el sistema.

Espero que esta entrada te ayude en tu gestión de equipo. Sabes que puedes dejar los comentarios que quieras y también tu experiencia realizando la actividad. Igual que si tienes alguna duda ¡no te lo pienses y coméntamelo!