Los One-to-One son sesiones informales e individuales que deberíamos tener con personas que están a nuestro cargo en las que compartir una serie de temas que nada tendrían que ver con las tareas funcionales o técnicas de su día a día.
En este post te voy a explicar cómo puedes preparar estas sesiones, porque considero que es un paso lo suficientemente importante como para que tenga su espacio y no forme parte de otra entrada. Pero es este link a «Que no te asusten los One to One» encontrarás mucha más información para sacarle partido a la sesión en sí.
El truco de la receta de cocina
¿Os gusta cocinar? Si es así lo tenéis fácil. Fijaros cómo podemos preparar el mejor One To One. Estos son los puntos que luego veremos con más detalle:
1. La lista de ingredientes (temas que poder hablar)
2. La dificultad de la receta (conocemos a quien tenemos delante)
3. El tiempo de cocción (tiempo de la sesión)
4. Y sobre todo ponerle mucho cariño al hacerlo 🙂 (saber gestionar la dirección de la conversación)
El detalle: los ingredientes
El preparar los One To One, no trata de dirigir la sesión, sino de tenerla encaminada a poder ayudar a la otra persona a que ella misma saque alguna acción (si procede). Por mi forma de ser, algunos dirían que muy meticulosa, creo que viene bien tener preparados algunos temas. Tened en cuenta que van dirigidos a el crecimiento personal, a la adaptación al entorno, la cultura organizativa, la motivación y el compromiso de la persona a la que se acompaña.
Existen muchos temas para tener en cuenta en estas sesiones, algunos más fáciles que otros, pero sería conveniente tenerlos todos en mente e ir atacando los que ambos consideréis necesarios, ya que en cada sesión se pueden priorizar.
La dificultad
Seguramente somos conscientes de la persona que tenemos delante y sabemos si es más proactiva a hablar o menos, si se toma el feedback mejor o peor…en definitiva, es necesario preparar cada sesión para que sea como sea la persona a la que vamos a acompañar, el One To One sea un éxito.
A continuación os dejo expuestos una serie de temas que se pueden preparar para luego poner encima de la mesa y priorizar juntos, a no ser que la personas acompañada ya aparezca con temas a tratar:
- Crecimiento profesional y aprendizaje: para tener una visión a largo plazo de donde esta persona quiere llegar o qué quiere conseguir.
- Motivación
- Bienestar en su entorno
- Responsabilidad de su rol
- Relación con otros
- Feedback personal: en estos links podréis encontrar cómo hacerlo: «Cómo PEDIR feedback personal«, «Cómo DAR feedback personal» y «Cómo RECIBIR feedback personal«.
- Bloqueos laborales
El tiempo de dedicación
Desde mi experiencia, reservar un tiempo fijo para no irnos por las ramas es muy importante. Después, en función de cómo vaya la sesión, ya veréis si quizá sea necesario alargarla un poco más, o incluso acabaréis antes de tiempo. Lo más importante es salir de la sesión con alguna acción o con alguna conclusión.
El tiempo también dependerá de la frecuencia en que hagáis estas sesiones. Por ejemplo, si las hacéis semanal o quincenalmente quizá 20-30 min sean suficientes. Si os gusta hacerlo cada mes, entonces igual entre 40-60 minutos, aunque os diría que no os arriesguéis a que surjan muchos temas y sea más fácil perder el foco de mejorar algo concreto.
El lugar donde se haga también es importante. Evitar tener distracciones mientras estamos hablando con la persona acompañada es crucial, ya que además de respeto vamos a trasladarle que nos importa, y que le dedicamos nuestro tiempo. Por todo esto procuraremos que, en la medida de lo posible, sean presenciales y a puerta cerrada.
El cariño
Vamos a tener que estar preparados para improvisar, y eso va a fallar. ¿Por qué? porque la persona que tengamos delante hará suposiciones, actuará a la defensiva, tergiversará nuestras palabras cuando le demos feedback personal… Por todo esto será necesario entender sus reacciones y actuar con cariño frente a ellas.
La persona a la que acompañemos en el One To One puede verse involucrada en un proceso de duelo debido a circunstancias en su entorno personal o laboral, o incluso empezar con este duelo en nuestra sesión por no haber encajado bien un feedback personal. Saber si se encuentra en un momento de coque, de negación, de frustración o de depresión, nos ayudará a frenar la conversación y acompañarle (o esperar a que llegue a su ritmo) a una zona más racional que emocional, donde pueda tomar sus decisiones e integrarlas con éxito.
Fuentes
Para preparar los One To One me dediqué a buscar información en varias webs, pero una que me gustó mucho fue esta: https://dzone.com/articles/one-one-meetings
Además os recomiendo el curso: Conversaciones que Transforman
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