Hay momentos en los que un equipo técnico está totalmente desconectado de sus Clientes o Stakeholders (aliados estratégicos). En este post detallo una intervención de diseño organizacional basada en la gamificación para transformar a nuestro Cliente de simples nombres en un organigrama a aliados estratégicos, garantizando que el propósito de negocio siga vivo y el equipo esté listo para escalar el producto.
Cerrando la brecha organizativa
En el camino hacia la agilidad de las empresas, solemos centrarnos en los procesos del equipo. Pero ¿qué pasa cuando el equipo rinde, pero la estructura que lo rodea no permite que el valor fluya?
Como Coach de equipos y organizaciones, me he encontrado escenarios de «espera» que provocan desequilibrios en el equipo. Es decir, momentos en los que el equipo está listo para entregar una solución, pero la cosa se alarga. Estos escenarios pueden darse por ejemplo cuando:
- La solución no es más código, sino un cúmulo de decisiones políticas de empresa pendientes de solucionar. Un tema de escalabilidad que depende de inversiones y decisiones de terceros.
- El Cliente/Stakeholder – aliado estratégico en la entrega – no acepta un Mínimo Producto Viable inicial para testar una hipótesis, como había dicho al inicio, y va pidiendo pequeños incrementos hasta que consigue haber invertido más tiempo del necesario para ver que la idea funciona (o no), pero es feliz.
¿Por qué hablamos de diseño organizacional?
El equipo funciona bajo una mentalidad ágil, pero el despliegue de procesos tiene una estructura diferente, más conservadora. Es decir, la ejecución y la decisión no están alineadas culturalmente hablando.
Para mitigar este hueco cultural, podemos trabajar para que el equipo pueda ser proactivo, reconfigurando su mapa mental con el objetivo de entender mejor la red de influencias y necesidades que condicionan su trabajo.
Con la actividad que te explico a continuación, el objetivo es pasar de la «sospecha» o el «desconocimiento» a la empatía operativa. Si el equipo entiende qué mueve a cada Stakeholder, el diseño de la organización empieza a ser transparente y menos frustrante.
Desarrollo de la actividad
Fase 1: Identidad. Investigación activa por parejas para poner cara e historia a los nombres del organigrama sobre las personas que tenemos como Stakeholders.
Crea una ficha para cada uno de los Stakeholders, y haz que el equipo busque por la red : su rol, departamento, posición en el organigrama, foto corporativa, incluso años en la empresa o particularidades personales.
Divide al equipo en sub grupos y reparte las fichas entre ellos, para que cada sub grupo se dedique a rellenar una o varias fichas. Identifica a los individuos en el organigrama de la empresa.
Tiempo: 5 min para explicar actividad + 10 min para buscar información + 10 min para poner en común.
Medio: Físico o en pizarra virtual
NOTA: Para crear el organigrama a través de la información recopilada, tienes dos opciones:
- Reserva otros 10 minutos y que lo creen ellos mismos.
- Prepáralo con antelación si no tienes la posibilidad de hacer esta fase un poco más larga (de 30 a 45 minutos), déjalo oculto y muéstralo después de que hayan compartido toda la información.
Fase 2: Contexto.
Un cuestionario tipo Kahoot para entender qué hace cada uno de ellos, cómo encaja su pieza en este puzzle. Propón que el ganador pueda elegir algo concreto del día a día del equipo, por ejemplo elegir donde vamos a ir a comer, o quién del equipo será el próximo en facilitar una reunión de equipo…
Fase 3: Mentalidad. Un ejercicio de anticipación también tipo Kahoot ¿Qué nos preguntaría cada uno de estos perfiles cuando volvamos a sentarnos frente a ellos?
Crea una pregunta que podría hacer cada uno de los Stakeholders si tuviéramos una nueva sesión con ellos.
Reta al equipo a saber si podríamos tener las respuestas y presentarlo como una investigación de equipo antes de que nos lo pregunten. Objetivo: proactividad. Esta también es una forma de ganarnos la confianza de nuestros aliados estratégicos.
Feedback de la actividad
Algunas de las ideas que me han dado tras realizar la sesión:
- «Buscar particularidades personales en la red se hace complicado, quizá necesitaríamos más tiempo«
- «La vista del organigrama ayuda a posicionar a nuestros aliados estratégicos y a entender con quién hablamos.«
- «La idea de preparar las preguntas de forma proactiva ha sido un punto de motivación. Algunas ya las habíamos pensando, pero normalmente se encargan ellos (aliados estratégicos) de llevarlo a cabo y esto nos frena a proponerlo.»
- «En la primera fase dejaría un poco más de tiempo«
Esta dinámica no es sólo una dinámica de equipo, es un enfoque maduro y profesional hacia el negocio. Está claro que saber qué hace exactamente un Stakeholder y cómo podemos ser proactivos ante sus posibles peticiones no hace que el lanzamiento del producto sea más rápido, pero como Coaches, estamos protegiendo nuestro talento con intervenciones temporales para mantener la salud del sistema.
¿Quieres compartir tu experiencia con esta actividad? ¡Adelante! Deja tus comentarios.
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